HMS i Parkveien Borettslag

 

1:   Innledning

2:   Internkontrollperm

3:   Elektrisk utstyr/ brannsikring

4:   Forurensing

5:   Parkveien Borettslag som arbeidsgiver

6:   Dugnad

7:   Tiltak for å hindre ulykker

8:   Forsikringsordninger

9:   Hvem er ansvarlig for internkontrollen?

10: Avslutningsvis

 

 

1: Innledning:

 

Internkontroll i Parkveien Borettslag betyr:

 – Å verne om liv, helse og materielle verdier

– Å skape et godt miljø for de som bor i borettslaget

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at Parkveien Borettslag planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS).

Internkontroll i borettslaget betyr at styret skal kartlegge hvilke ulykker som kan inntreffe, og sørge for å gjennomføre tiltak som vil hindre at så skjer. For eksempel at felles-arealene er ryddige og godt vedlikeholdt, at brann- og el-sikkerheten i bygningene er ivaretatt på en forskriftsmessig måte, at Parkveien Borettslag som sysselsetter personer i for eksempel vaktmestertjeneste sørger for at krav i arbeidsmiljøloven er overholdt, at beboere og besøkende  ikke skader seg på utstyr som ikke er godt nok vedlikeholdt, og at avfall og spesialavfall blir tatt hånd om på en skikkelig måte.

Hensikten med internkontroll i bolig- virksomheten er altså at sikkerheten skal være så god som mulig, slik at beboerne til en hver tid er trygge i sine nærområder.

Internkontrollen i borettslaget skal kunne dokumenteres. Dette betyr at det skal finnes skriftlige beskrivelser av de farer og problemer styret i borettslaget har kartlagt, og over hvilke tiltak som er gjennomført eller skal gjennomføres for å hindre at ulykker oppstår.

Sjekklister kan være eksempel på skriftlig materiale når det gjelder hva styret har kartlagt av farer i omgivelsene. Likeså kan skriftlige planer for utbedringer av brann-sikkerheten i bygningene samt avtaler om oppgradering av det elektriske anlegget. 

Kvitteringer fra reparasjonsarbeid som allerede er utført kan være eksempler på skriftlig dokumentasjon i henhold til forskriften.

All skriftlig dokumentasjon når det gjelder internkontrolltiltak skal systematiseres og oppbevares lett tilgjengelig.

 

2:  Internkontrollperm:

Vårt forslag er at styret lager en ringperm – en internkontrollperm, og denne permen kan for eksempel ha følgende avsnitt:

✦ Informasjon om boligvirksomheten

– Fakta om boligvirksomheten:

-  Adresse, byggtegninger og oversiktstegninger over området/utearealet.

– Oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for Parkveien Borettslag.

– Hvilke mål som er fastsatt for internkontrollarbeidet

– Hovedplan for fremdriften i intern- kontrollarbeidet: Hvilke tiltak skal gjennomføres når?

✦ Hvilke faremomenter styret har kartlagt når det blant annet gjelder

– Uteområdet

– Brannsikkerhet og brannvern

– El-sikkerhet

– Andre viktige ulykkesforebyggende tiltak

– Forurensning

– Arbeidsgiveransvar

Det skriftlige materialet kan være sjekklister, rapporter, resultater fra undersøkelser, referater fra møter, brev og lignende.

 

✦ Hvilke ulykkesforebyggende tiltak styret har bestemt når det gjelder

– Uteplassen

– Brannsikkerhet og brannvern

– El-sikkerhet

– Andre viktige ulykkesforebyggende tiltak

– Forurensning

– Arbeidsgiveransvar

Det skriftlige materialet kan være branninstrukser, sjekklister, bruksanvisninger, ordensregler,

Kopier av avtaler som er inngått med autorisert fagpersonell som skal utbedre forholdene og fakturaer fra arbeid som er påbegynt eller allerede utført.

✦ Arbeidsfordeling i styret

Skriftlige beskrivelser i form av oversikt over hvem som skal følge opp hvilke tiltak som blir gjennomført.

Dette dreier seg kun om en intern arbeidsfordeling i styret. Ansvaret for internkontrollen ligger hos det samlede styret.

✦ Tidsfrister for gjennomføring av tiltakene

Beskrivelser i form av handlingsplaner for internkontrollen i borettslaget.

Spesifisering av hvilke tiltak som skal gjennomføres og når.

Internkontrollpermen skal være et hjelpemiddel for styrets interne arbeid. Permen skal også kunne fremlegges ved ulike tilsynsmyndigheters besøk i Parkveien Borettslag.

Permen må følge styret, slik at internkontroll-arbeidet fortsetter uavhengig av hvem som sitter i styret. Ved utskiftning av styremedlemmer, kan det være en god regel å gjennomgå HMS permen på nytt.

Det er ønskelig at Parkveien Borettslag oppretter en egen internettside hvor  beboerne har lett adgang til alle dokumenter som er aktuell: vedtekter, møtereferat, HMS, Brann og sikkerhet, drifts og vedlikeholdsplan, ordensreglement, lenker til lover og regler  samt annen  informasjon som er relevant

 

 

3: Elektrisk utstyr/brannsikring:

Svært mange branner – også dødsbranner – oppstår som følge av feil på det elektriske anlegget eller feil bruk av elektrisk utstyr.

Det elektriske anlegget og utstyret skal være i forskriftsmessig stand, og styret har plikt til å sørge for forsvarlig vedlikehold, ettersyn og kontroll av utstyret og installasjonene i fellesområdene.

Inne i boenhetene er det beboerene selv som har ansvaret for vedlikehold, ettersyn og kontroll av det elektriske utstyret og installasjonene. Styret har plikt til å informere beboerne om dette ansvaret, og styret bør ta initiativ til å samordne kontrollene i boenhetene. Denne kontrollen må utføres av fag- personell.

Det er ikke krav om at den som skal stå for det daglige ettersynet av det elektriske utstyret og installasjonene skal ha spesielle formelle kvalifikasjoner. Enhver kan derfor kjenne etter hvorvidt stikkontakter, brytere, plugger og lignende er unormalt varme, hvorvidt det lukter svidd eller om stikkontakter, brytere eller ledninger er misfarget eller ødelagt. Poenget er at styret tar et initiativ til at dette blir gjort, og at det oppfordrer beboerne til å gjøre det samme. Styret bør også sørge for å informere beboerne om at autorisert fagpersonell bør kontrollere de elektriske installasjonene og det elektriske utstyret fra tid til annen – for eksempel hvert 5. eller 10. år, og at eventuelle feil og mangler blir rettet opp.

Styret bør også informere beboerne om hvor viktig det er at elektriske apparater brukes riktig, og at de holder et øye med de elektriske installasjonene i boligen sin. Dette vil kunne redusere antall branntilløp, og de viktigste råd og tips er som følger:

• Ikke bruk løse lamper eller frittstående varmeovner i rom hvor det er barn eller dyr.   
• Tørk ikke tøy på elektriske ovner.
• Slå av kokeplater etter bruk. Glemsomme personer bør anskaffe seg tidsbryter. Monter rikelig med stikkontakter. Unngå løse dobbeltkontakter og andre provisoriske løsninger.
• Bruk aldri sterkere pærer enn lampene er beregnet for.
• Trekk støpselet ut av termostat- styrte elektriske apparater som kaffetraktere, brødristere, hårfønere, styrkejern og lignende når de ikke er i bruk.
• Vaskemaskiner, tørketromler, oppvaskmaskiner eller brødbakingsmaskiner bør ikke brukes uten tilsyn.
• Tørketromler er særdeles utsatt for brann da det danner seg mye støv som må fjernes jevnlig.
• Varmetepper eller varmeputer må aldri brukes uten tilsyn. De må heller ikke brettes sammen under bruk. Varmelaken skal også bindes fast til madrassen, slik at det ikke beveger seg. 
• Er sikringer, koblingsbokser, støpsler eller brytere unormalt varme, kan det tyde på overbelastning av anlegget. Ta kontakt med installatør.
• Gammelt elektrisk utstyr kan være brannfarlig, og bør kastes.
• Elektrisk utstyr som brukes utendørs skal alltid kobles til jordet stikkontakt
• Restriksjoner ved reparasjon av elektriske anlegg og elektrisk utstyr
• Det er strenge begrensninger for hva ufaglærte personer kan foreta av reparasjoner på elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Følgende liste viser hva en ufaglært har lov til å gjøre:
• Tilkobling/skifting av to-polete støpsler/plugger til og med 25A (ampere), med og uten jording.

• Tilkobling/skifting av to-polete skjøtekontakter og apparatkontakter til og med 16A (ampere), med og uten jording.
• Tilkobling og reparasjon av bordlamper, lampetter og lignende med bevegelige ledninger, herunder også ledningsbrytere.
• Tilkobling og skifting av belysningsutstyr opphengt i takkrok eller lignende, og som normalt ikke betraktes som del av den faste installasjonen, tilkoblet med kronklemme eller med støpsel/stikkkontakt. Dessuten skifting av andre belysningsarmaturer i tørre rom med isolerende gulvdekke.
• Montering og skifting av varmeovner som leveres med bevegelig ledning og støpsel.
• Skifting av deksel for brytere, stikkontakter og koblingsbokser.
  • Alt annet elektrisk installasjons- og reparasjonsarbeid på elektriske anlegg og utstyr skal utføres av autorisert fagpersonell 
  • Sikringskap
• Unormalt varme sikringer eller sikringer som går ofte, er et tegn på overbelastning eller kontaktfeil i sikringselementet. Dette kan føre til brann, og det er viktig å kontakte fagfolk som kan utbedre problemet så raskt som mulig. Husk at det er bare autoriserte installatører som har tillatelse til å foreta reparasjoner i sikringsskap.I tillegg er det viktig å holde orden i sikringsskapet. Rot og støv vil nemlig også føre til øket brannfare. Emballasje fra sikringspakker og annet brannfarlig materiell som oppbevares i skapet, bør derfor fjernes. Sikringsskapet bør også jevnlig rengjøres for støv og skitt
• Installasjoner hvor det ikke er montert jordfeilbryter, bør det vurderes om det skal monteres slik for å oppnå høyere sikkerhet mot elektriske støt eller elbranner.

Overspenningsvern

For å sikre el-anlegg og elektrisk utstyr mot overspenninger i elnettet, kan man installere et overspenningsvern. Dette vil kunne hindre forstyrrelser eller ødeleggelser på det elektriske anlegget eller utstyret i forbindelse med for eksempel tordenvær.

 

4: Forurensing:

Parkveien Borettslag er også omfattet av forurensningslovens forbud mot forsøpling

Dette betyr at ingen må tømme, etterlate, oppbevare eller transportere avfall slik at det kan virke skjemmende eller være til skade eller ulempe for miljøet. Borettslaget er dermed forpliktet til å ta hånd om avfallet på en forsvarlig måte. 

I tillegg nevnes at vask av biler må skje på godkjente vaskeområder som kan håndtere kjemikalier som benyttes og utvinnes fra kjøretøyets overflate.

Parkveien Borettslag har ansvar for å sørge for at spesialavfall tas hånd om på en forsvarlig måte og blir levert til godkjent innsamler for spesialavfall. Eksempler her er asbest, glass og impregnerte materialer.

Det samme er også tilfellet når det gjelder kvikksølvholdige termometre, vippebrytere,  lysrør og sparepærer. Det er viktig å informere beboerne om dette.

 

5: Parkveien Borettslag som arbeidsgiver:

Borettslag som sysselsetter personer i for eksempel vaktmester- og renholdstjenester, har et arbeidsgiveransvar for disse.

Dette arbeidsgiveransvaret gjelder bare for personer som er ansatt og får lønn fra borettslaget. Personer som arbeider i virksomheter som borettslaget kjøper tjenester fra er normalt dekket opp gjennom internkontrollen i eget firma.

Ansvarsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker reguleres av arbeidsmiljøloven. Her finner man blant annet krav om at arbeids miljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Blant annet skal det sørges for:

✦ at det tas nødvendige forholdsregler for å hindre at arbeidstakerne skades ved fall eller av fallende gjenstander eller ras,

✦ at brann- og eksplosjonsfare forebygges,

• at nødvendig personlig verneutstyr anskaffes,
• at det gis opplæring i bruk av de maskiner og det verktøy arbeidstakeren skal bruke i det daglige arbeidet, f.eks i bruk av gressklipper og snøfreser,
• at førstehjelpsutstyr er lett tilgjengelig,
• at det drives et løpende vernearbeid sett i forhold til risikoforhold, helsefarer og velferdsforhold i arbeidsmiljøet.
• Det bør utarbeides en arbeidsinstruks for arbeidstakere som er sysselsatt av Parkveien Borettslag. Instruksen bør ta for seg alle farer som arbeidet innebærer, og hva man skal gjøre for å hindre at ulykker oppstår!

 

6: Dugnad:

I mange borettslag, sameier og velforeninger avholdes det dugnader. I slike sammenhenger utfører beboerne arbeid som styret i Parkveien Borettslag har satt dem til.

Samtidig så utfører de jo også arbeid for seg selv, i og med at de er eiere av området det jobbes på. Styrets arbeidsgiveransvar er i slike sammenhenger derfor ikke like klart definert som det vi var inne på i forrige avsnitt.

I og med at dugnaden kan omfatte aktiviteter som kan føre til person- skade, inkluderer dugnaden i internkontrollen sin. I denne forbindelse vurderer styret omfanget av de skadene som kan inntreffe, og iverksetter tiltak deretter: For eksempel vil felling av trær kreve mer omfattende tiltak for å hindre episoder som kan true liv og helse enn hva luking i blomsterbed, planting og raking av plen vil medføre.

Når det gjelder ansvarsforsikringer som vil dekke erstatningskrav fra personer som er blitt skadet i forbindelse med en dugnad vil det gå frem av vilkårene i forsikringen.

 

✦ Sørge for tilstrekkelig belysning i trappeområdene og korridorene.

✦ Måke vekk snø fra inngangspartiene, carporter og rundt søppelbokser samt  inngangsparti til sykkelbod og garasje.

✦ Strø sand eller grus på glatte partier.

• Plassere søppelcontainere i god avstand fra bygningene for å hindre eventuell  brann    dersom det tar fyr i containeren.
• Sørge for generelt godt vedlikehold av bygningene og områdene rundt. Dette vil hindre at det oppstår en utrivelig atmosfære som kan føre til skjødesløshet!
• Sørge for at det er ryddig i rømningsveier, korridorer og trappeoppganger.
• Sørge for at sykkelbod/redskapsbod, garasje og carporter er ryddig til enhver tid.

 

8: Forsikringsordninger:

Boligvirksomheten kan bli holdt økonomisk ansvarlig dersom personer skader seg på områder som borettslaget, sameiet eller velforeningen eier – og dermed er ansvarlig for.

Eksempler i denne forbindelse kan være ulykker som følge av at leke- apparater ikke er i forskriftsmessig stand, ulykker i forbindelse med dugnader, at det bryter ut brann fordi det elektriske anlegget ikke er ved- likeholdt i henhold til forskrifts- kravene eller at vaktmesteren skader seg på grunn av manglende verne- utstyr.

Det er viktig at styret i bolig- virksomheten kartlegger hvilket forsikringsbehov de har og hvilke forsikringer som er tegnet. Stort sett kan vi si at boligvirksomhetene kan få tegnet forsikringer som dekker alle de forhold som kan oppstå. Styrene vil også ha muligheter til å tegne forsikringer for styreansvar. Desto mer komplisert regelverk styrene må forholde seg til, jo større grunn er det for boligvirksomheten å kunne tilby styrene en ansvarsforsikring. På henvendelse til forretningsfører kan styret få bistand til kartlegging av forsikringsbehovet.

Hjemforsikring

Hjemforsikringen gjelder for de som bor i et borettslag eller sameie, og den omfatter innbo og løsøre i leiligheten.

Den andelseier eller sameier som ikke har noen hjemforsikring når det for eksempel oppstår brann i boenheten, vil ikke få erstattet innboet. Det er viktig at styrene informerer beboerne om viktigheten av å ha en slik forsikring.

Borettslaget eller sameiet tegner i tillegg egne forsikringer som dekker skader på bygningskonstruksjonen og skader på fellesarealer som kjeller, garasjeanlegg og lignende. Dette gjelder for eksempel ved brann,, vannskade, tyveri/hærverk eller naturkatastrofer.

 

9: Hvem er ansvarlig for arbeidet med internkontroll?

Det er styret som både har ansvaret for å innføre og vedlikeholde HMS- tiltakene i boligvirksomheten. Hvis styret ikke tar dette arbeidet alvorlig, kan det bli holdt ansvarlig dersom en ulykke skulle inntreffe.

Dette ansvaret kan ikke fraskrives igjennom avtale. Selv om styret for eksempel engasjerer personer til å gjennomføre de tiltak som er påkrevet for å hindre at ulykker oppstår, så kan likevel styret bli erstatningsansvarlig dersom det i etterkant av en ulykke viser seg at sikkerheten ikke var tilfredsstillende ivaretatt. Et vilkår her er at styret har opptrådt uaktsomt!

10: Avslutningsvis

Vi håper at styret og beboerne i Parkveien Borettslag sitter igjen med klare ideer om hva en internkontroll er for noe, og hvordan dette arbeidet kan gripes an.

HMS  skal gjøres så enkelt som mulig, og vi gjentar at de viktigste oppgavene er:

✦ Kartlegge hvilke typer ulykker og uønskede hendelser som kan inntreffe i omgivelsene, og begrunne hvorfor det kan skje.

✦ Iverksette tiltak som vil bidra til å redusere sannsynligheten for at ulykker kan oppstå.

✦ Dokumentere internkontrolltiltakene i skriftlig form.

✦ Sørge for en jevnlig gjennomgang av internkontrollrutinene for å være sikker på at de virkelig fanger opp de uønskede hendelsene de er ment å fange opp.

Selvfølgelig vil man aldri kunne sikre seg helt og fullt mot at ulykker inntreffer. Det er mange aspekter som spiller inn, og det er aldri mulig å ha full kontroll over alle til enhver tid!

Lenker til lover og regler i borettslag:

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2003-06-06-39

Mulighet for nettside for borettslag med alle dokumenter samlet på web:

https://borettslag.net/priser-og-betingelser/

 

Utarbeidelse og samordnet med Parkveien Borettslag  

Utvalgsmedlemmer:

Geir Lundli

Tor Solheim

Bjørnar Lagesen